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O que é 5W2H ?

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Quando temos um projeto novo para ser executado, realizamos todo o planejamento estratégico, realocando equipe, traçando objetivos e metas de prazo e custo. Porém, a realização de qualquer projeto vai muito mais além disso, pois depende de como esse projeto será organizado e executado. Aqui vamos explicar um pouco sobre como funciona uma ferramenta que quando bem aplicada, pode auxiliar a resolver grande parte dessas questões, melhorando assim a gestão do seu projeto: o 5w2h

 

O que é 5W2H?

O 5W2H é, na verdade, um checklist de atividades específicas que devem ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto. Essa sopa de caracteres corresponde, na verdade, às iniciais (em inglês) das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. São elas:

5 W: What (o que será feito?) – Why (por que será feito?) – Where (onde será feito?) – When (quando?) – Who (por quem será feito?) 2H: How (como será feito?) – How much (quanto vai custar?)

Ou seja, é uma metodologia cuja base são as respostas para estas sete perguntas essenciais. Com estas respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que vai te ajudar a seguir todos os passos relativos a um projeto, de forma a tornar a execução muito mais clara e efetiva.

Mas esta ferramenta pode ser tão útil assim para o meu projeto?

Sim. O 5W2H ajuda – e muito – na execução e sobretudo no controle das tarefas dos projetos, o que pode significar uma tremenda economia de tempo e recursos – afinal, quando bem implementado, as dúvidas dão lugar à produtividade. Porque tudo ficará muito mais claro e a atribuição de atividades de cada colaborador será imediatamente beneficiada. Ou seja: os envolvidos em um projeto específico saberão exatamente o que fazer, quando, onde, de que forma, etc.

Como aplicar o 5W2H?

Antes de tudo, você precisa ter muita clareza a respeito da atividade a que vai aplicar a ferramenta. Tomemos, como exemplo, a contratação de um novo programador. O primeiro passo é responder a todas as perguntas relativas a este processo – aquelas que mencionamos acima – da forma mais clara e objetiva possível: o que? Contratação de um novo profissional; por que ou para quê? Trabalhar no desenvolvimento de software; Onde? No projeto XYZ. E por aí vai.

Feito isso, é só elaborar uma tabela bastante explicativa sobre o que foi planejado. Se houver diferentes departamentos envolvidos, é preciso distribuir exatamente as tarefas de acordo com as respostas relativas a cada área. Em suma, você vai perceber que a aplicação não é nada difícil – o mais trabalhoso talvez seja, neste caso, formular as soluções exatas para cada uma das questões. Mas você perceberá que, com isso, os processos ficarão muito mais ágeis e você e seu time poderão tomar decisões mais embasadas.

Em qual momento posso considerar aplicar a ferramenta?

O 5W2H pode ser aplicado em inúmeras situações – e não só no trabalho, mas na sua vida também. Afinal, esta é uma ferramenta criada para aprimorar o planejamento de qualquer atividade. Imagine, por exemplo, organizar uma viagem com amigos: só o fato de montar uma tabela com a metodologia 5W2H vai te ajudar a ter muito mais controle de tudo, sobretudo dos gastos.

Agora, pense na sua empresa. A ferramenta pode ser útil nas mais diversas ocasiões – desde o lançamento de um novo produto até a redução do consumo de água por funcionários, por exemplo. De acordo com o que temos observado, estes são outros casos em que o 5W2H pode fazer a diferença:

  • No planejamento estratégico para tornar uma empresa mais lucrativa;
  • na manutenção de máquinas de uma indústria;
  • na definição de um processo de recrutamento e seleção de pessoal;
  • no aumento da carteira de seus clientes.

Nós trabalhamos sempre de forma a aumentar a produtividade, utilizando ferramentas que facilitem o nosso trabalho, como essa descrita acima, de forma a tornar nossos processos mais eficientes. Contudo, sempre tem espaço para mais aprimoramentos, por isso, estamos constantemente nos inovando para garantir o melhor custo benefício para o nosso cliente.

Fonte: endeavor